УПМ


Управление государственной
службы и кадров
Правительства Москвы




Университет
Правительства
Москвы


06.12.2016

Коуч Алексей Зуев: «Если дело занимает две минуты — делайте его прямо сейчас!»

Коуч, модератор, тренер, экс-руководитель корпоративного университета «МегаФон» Алексей Зуев рассказал, как управлять большим количеством дел и перестать откладывать всё на завтра. Тема вызвала большой ажиотаж — на лекцию зарегистрировалось более 400 человек.

Алексей Зуев познакомил слушателей с простой техникой планирования, позволяющей укомплектовать все дела в систему. Он рассказал, как правильно управлять входящей информацией, какие списки могут быть полезны, с чего начать масштабный проект и как понять, свою ли работу мы выполняем. Участники выступления писали реальные задачи, на которые они не могли выделить времени, а лектор предлагал свои способы решения и давал рекомендации.

2b2a9434

Тезисы:

Главный принцип тайм-менеджмента: выбросите все из головы, пусть система все за вас помнит.

Делите все новые данные, которые вы получаете, на задачи, требующие действия, и на пассивную информацию.

Пассивную информацию сразу распределяйте по трем папкам:

  • «Справочник» — для сведений, которые возможно когда-то пригодятся. Например, список лучших гостиниц Петербурга.
  • «Взращивание» — для того, что наверняка пригодится, такую информацию теоретически можно связать с какими-то действиями в будущем. Это может быть тот же список гостиниц Петербурга, если вы уже запланировали поездку на майские праздники. Такого рода сведения лучше сразу связывать с датами события в вашем планировщике.
  • «Корзина для мусора» — ненужная информация.

Задачи делите в зависимости от сроков, времени выполнения и возможностей:

  • «На две минуты или меньше» — делайте такие задачи сразу.
  • «Сделать в первую очередь», или задачи, которые вы можете привязать к календарю. Список дел должен помещаться на экране компьютера, если вы видите, что начинается завал, переносите задачи в другие списки.
  • «Ожидается» — задачи, исполнение которых зависит от действий других участников. Например, поручения, которые дали кому-либо, и ждете исполнения.
  • «Сделать когда-нибудь». Чтобы не забыть заглядывать в список «Сделать когда-нибудь», ставьте себе задачу в календаре систематически просматривать эту папку в определенные дни.

Помните про три ограничивающих фактора: где совершаем действие, сколько времени оно займет, есть ли на него силы. Не стоит готовить годовой отчет на совещании генерального директора, или садиться разрабатывать медиаплан в час ночи после напряженного рабочего дня.

Учитывайте, что в идеале 40 % рабочего времени должно быть распланировано, 60 % — свободно для срочных дел, быстрых задач и дальнейшего планирования.

Разделяйте просто задачи и проекты. Проект – это любое дело, включающее больше двух действий, и поэтому требующее к себе особого подхода в планировании. Его нельзя реализовать, можно сделать действия, связанные с проектом. Чтобы понять, какие это должны быть действия, перед тем, как приступить к проекту, нужно сформулировать для себя его видение. Для этого ответьте на вопросы о проекте в следующем порядке:

  • Какое предназначение у проекта?
  • Как вы в целом представляете его реализацию?
  • Каким должен быть результат?
  • Какие принципы нужно соблюдать в работе?
  • Кто из участников проекта за что отвечает?
  • Каким должен быть план действий?

У вас есть ощущение, что вы все время делаете не свою работу и поэтому вы ничего не успеваете? Тогда ответьте на следующие вопросы:

  • Кто вы? Какая ваша должность?
  • Ради чего вы работаете?
  • Какие ваши цели?
  • Какие у вас области ответственности?
  • Какие проекты вы ведете?

Ответы помогут вам понять, нужно ли вам продолжать делать то, на что уходит все ваше время, или возможно, от чего-то можно отказаться.

Если вы вынуждены все время держать интенсивный ритм, простого планирования не достаточно. Вам нужно найти лайфхаки, придумать что-то, от чего вы заряжаетесь энергией, например – слушать музыку или медитировать, и перед интенсивной работой выделять дополнительное время на это.

Как встроить привычки по планированию в жизнь? Привычки — это характер, а характер — это судьба. Расскажите про новую систему друзьям. Пусть ваш микросоциум тоже заинтересуется тайм-менеджментом. Для начала попробуйте распланировать свою жизнь на месяц и относитесь к тайм-менеджменту как игре!



Также по теме:


Все новости Университета Правительства Москвы