15.06.2016
Логика и внятность, или Как правильно писать деловые письма
Представителям городских властей очень часто приходится отвечать на запросы граждан, вести переписку с коллегами. Написанные сухим официальным языком письма не всегда верно доносят информацию. Специально чтобы научить госслужащих четко и ясно излагать свои мысли, в Университете Правительства Москвы прошел мастер-класс Александры Карепиной «Золотое правило переписки. Как писать самые понятные письма».
Александра Карепина — ведущий эксперт России в области деловых письменных коммуникаций, автор книг, ведущая цикла телепередач об эффективных деловых текстах. На мастер-классе она рассказала, как избежать тяжелых фраз и излишней казенщины в служебной переписке.
Оказалось, что даже шрифты и пробелы важны при восприятии текста. Например, шрифт Times New Roman легче читается с бумажных носителей, но его лучше не использовать при переписке по мэйлу. Большие просветы между строками — плюс любого сообщения.
«Если по работе вам часто приходится писать однотипные письма, лучше всего заранее заготовить шаблоны. Или делать „конструктор“ из готовых фраз и выражений», — советует Александра Карепина.
Чтобы лучше усвоить приобретенные навыки, участники мастер-класса выполнили несколько практических упражнений. Например, нужно было из всем известной строчки из песни сделать кондовую и максимально тяжелую фразу. Так, «Жил да был черный кот за углом» превратилось в «Домашнее животное черного окраса проживало на прилегающей к многоквартирному дому территории». Это как раз яркий пример того, как не надо писать. Участники также попытались зарисовать известные фразы и слова песен. По словам Александры, в деловой переписке самое важное — чтобы подлежащее и сказуемое в каждом предложении были наглядными, словно «нарисованными» в голове.
Александра также рассказала о структуре письма, и о том, как правильно разложить информацию «по полочкам»:
— Перечисление фактов или заданий лучше умещать не в одну строчку, а маркировать по разным.
— Любое официальное письмо также должно иметь вступление и заключение.
— Лучше сразу перейти к сути – не все читают длинные опусы служебных мэйлов до конца.
— В переписке нужно ясно и четко изложить, что требуется от адреса, ведь вдумчиво вникнуть в сложные и витиеватый официальный текст сможет не каждый.
— Очень важен тон письма – политес требует от всех безупречной вежливости, даже если речь идет о приказе подчиненным и сжатых сроках.
Итак, главные слагаемые успеха:
• Четкая структура
• Смысловая точность
• Вежливость
• Ясность и краткость
• Правильно выбранный шрифт и оформление
Слушатели оценили оригинальность мастер-класса:
«Мне понравилось, что все происходило в формате живого интерактива, — комментирует Сергей Смотрицкий, консультант отдела ремонта и эксплуатации Управления по обеспечению деятельности мировых судей Москвы. — Я часто занимаюсь ответами на обращения и просьбы коллег, ежедневно веду деловую переписку. Поэтому и пришел на мастер-класс — и не пожалел! Особенно понравилось упражнение „как из простой фразы сделать непонятную и сложную“: и весело, и сразу видишь все свои ошибки».
Тоже хотите усовершенствовать свои навыки и знания? Следите за расписанием лекций и мастер-классов на странице проекта «Открытый университет»!
Также по теме:
Все новости Университета Правительства Москвы