Татьяна Новикова, к. э. н., генеральный директор аудиторской фирмы ООО «ТЕРРАФИНАНС»
План семинара: Двойная арендная плата.
Дополнительные выплаты работникам.
Услуги сторонних организаций и грузчиков.
О СЕМИНАРЕ
Место проведения: г. Москва
Тема: «Как учесть расходы компании при переезде в другой офис»
Длительность: 5 часов
Стоимость: 8000 рублей
Компания-организатор:
ООО «ТЕРРАФИНАНС»,
тел. (495) 465-21-40
Сменить место своей прописки компания может по разным причинам. Скажем, появилась возможность снять за меньшие деньги помещение побольше или арендодатель просто не стал продлевать с вашей организацией договор. В любом случае нужно внести изменения в учредительные и кадровые документы.
Первым делом следует скорректировать устав и учредительный договор (если он есть) и зарегистрировать изменения в налоговой инспекции, которая занимается этими вопросами.
Вам потребуются следующие бумаги:
— решение общего собрания об изменении адреса;
— изменения, вносимые в устав, либо устав в новой редакции в двух экземплярах. Один из них налоговая оставит у себя, а другой вернет вам с соответствующей отметкой;
— лист, А «Сведения о наименовании юридического лица» заявления о государственной регистрации по форме Р13001;
— лист Б «Сведения об адресе (месте нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица _____» (здесь укажите новые данные);
— лист М «Сведения о заявителе».
Также придется перечислить в бюджет пошлину, размер которой на сегодняшний день составляет 800 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Эту сумму вы сможете учесть при расчете налога на прибыль. Основанием будет подпункт 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Ведь согласно пункту 10 статьи 13 кодекса, пошлина отнесена к федеральным налогам. При этом она включается в расходы в полной сумме в день ее начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Попутно замечу, что если у вас акционерное общество и вы затеваете смену адреса после 1 сентября, то не забудьте вот еще о чем. После этой даты больше не будет деления на ЗАО и ОАО. Поэтому закрытым акционерным обществам понадобится сменить в своем названии организационно-правовую форму «Закрытое акционерное общество» на «Акционерное общество». Открытым акционерным обществам, которые публично не размещают ценные бумаги, также нужно сменить «Открытое акционерное общество» на «Акционерное общество». Сведения об этом отразите в том же заявлении по форме «№» Р13001.
Изменения в ЕГРЮЛ должны быть зарегистрированы не позднее пяти рабочих дней (п. 1 ст. 8, п. 3 ст. 11 Федерального закона от 8 августа 2001 г. «№» 129-ФЗ). Еще через один рабочий день налоговики выдадут вам лист записи Единого государственного реестра юридических лиц и вторую копию устава с внесенными изменениями. Кроме того, налоговики сами передадут сведения о вашем новом адресе в ФСС РФ и ПФР.
ВОПРОС УЧАСТНИКА
— А что будет, если просто переехать на новый адрес, сохранив прежний как юридический?
— Это крайне неосмотрительно. Дело в том, что деятельность компании по новому адресу инспекторы трактуют как создание обособленного подразделения. Это в том случае, если по старому месту компания остается хотя бы частично. Если это не так, то ни о каком создании филиала речи не идет, будет просто несовпадение юридического и фактического адресов. Между тем государственная регистрация юридического лица возможна только по местонахождению его постоянно действующего исполнительного органа. То есть в этом случае закон обязывает вас внести изменения в учредительные документы. Иначе вам грозит штраф либо за нарушение срока постановки на учет в инспекции по местонахождению ее обособленного подразделения, либо за уклонение от постановки на учет (ст. 83 и 116 НК РФ).
А теперь разберемся, какие расходы могут возникнуть при переезде компании и как их отразить в учете.
Двойная арендная плата
В большинстве случаев переезд организации на новое место не происходит в одночасье. Организация обычно вынуждена тратить некоторое время на ремонт нового помещения. Это приводит к тому, что приходится одновременно оплачивать аренду и старого помещения, в котором пока ведется деятельность, и нового.
На мой взгляд, при расчете налога на прибыль вы можете учесть расходы на одновременную аренду сразу двух офисов. И претензий со стороны инспекторов возникнуть не должно. Основанием будет подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Экономическая целесообразность аренды старого помещения сомнению не подлежит. Расходы же на аренду нового офиса можно обосновать тем,
что компании
нужно время для того, чтобы подготовить помещения к переезду. Ведь у каждой организации свои требования к организации офисного пространства. Косвенно это подтверждает письмо Минфина России от 15 февраля 2007 г. «№» 03-03-06/2/26.
К тому же, если у компании много подразделений, перевозить их все сразу, как правило, нецелесообразно. Поэтому может получиться так, что деятельность компании какое-то время будет вестись одновременно по двум адресам. В таком случае обоснованность затрат на аренду обоих помещений очевидна.
Кроме того, судьи уже не раз указывали, что любая организация ведет предпринимательскую деятельность на свой страх и риск. И потому вправе самостоятельно и единолично оценивать эффективность и целесообразность любых своих расходов. В компетенцию инспекторов это никак не входит.
Но, конечно, с переездом лучше не затягивать. Иначе у инспекторов могут возникнуть претензии к обоснованности двойных затрат на аренду с точки зрения статьи 252 НК РФ. Скажем, в ситуации, когда компания оплачивает аренду, а ремонт фактически не ведет.
ВОПРОС УЧАСТНИКА
— Наша компания (ООО) переезжает в пределах Москвы. Нужно ли нам менять печать?
— В данном случае необходимости в этом нет.
Согласно пункту 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. «№» 14-ФЗ, ООО должно иметь круглую печать с названием компании на русском языке и с указанием ее местонахождения. Следовательно, если меняется местонахождение организации, то печать следует заменить.
Однако в вашем случае организация остается в Москве. Поэтому менять печать не понадобится.
Рекомендация лектора
Уточненные декларации нужно подавать в новую налоговую
При переходе из одной налоговой в другую все данные о недоимках и переплатах старая инспекция передаст налоговикам по новому месту учета. Значит, уточненки, если, конечно, в них возникнет необходимость, нужно подавать в новую инспекцию. Даже за те периоды, когда ваша компания еще числилась в старой. При этом нужно использовать те формы отчетности, которые действовали в том периоде, за который вносятся изменения (п. 5 ст. 81 НК РФ).
Тот же порядок действует и в отношении страховых взносов. Сведения об уже перечисленных платежах в ФСС и ПФР по старому месту учета сотрудники этих фондов должны передать по новому месту учета самостоятельно, без вашего участия. И отчитываться, и в том числе подавать уточненки нужно будет уже только по новому адресу.
Дополнительные выплаты работникам
При переезде у многих сотрудников компании прибавляется работы — собрать и упаковать вещи, расставить мебель, отсоединить и заново настроить компьютерную технику.
Чтобы не нарушать нормальный рабочий процесс, переселение часто откладывают на «после работы» или вообще на выходные. Между тем за работу во внеурочное время полагается дополнительная оплата.
О ЛЕКТОРЕ
Татьяна Александровна Новикова имеет большой опыт работы в области аудита и консультирования по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения. Активно занимается преподавательской деятельностью, доцент Московского городского университета управления правительства Москвы. В настоящее время она руководит собственной аудиторской компанией, аттестованный аудитор и налоговый консультант.
Работу, официально выполненную сверх установленного трудового графика, оплачивают в повышенном размере. Минимальная норма таких выплат предусмотрена статьей 152 ТК РФ.
Для первых двух часов переработки установлен полуторный коэффициент, для последующих — двойной. Компания вправе установить и более высокие размеры оплаты сверхурочной работы с учетом доплат и надбавок. Но в любом случае конкретный порядок оплаты сверхурочных должен быть прописан в коллективном или трудовом договоре.
По желанию работника за переработку ему можно предоставить дополнительное время отдыха вместо повышенной оплаты. При этом если человек отработал сверхурочно, скажем, четыре часа, то и отдыхать в связи с этим он вправе не менее четырех часов. Теперь о работе в выходные. В статье 153 ТК РФ предлагается два варианта оплаты за работу в такие дни. Первый — в двойном размере, второй — по обычным ставкам плюс отгул. В последнем случае даже за несколько часов работы в выходной или праздник работнику полагается полный свободный день (письмо Роструда от 31 октября 2008 г. «№» 5917-Т3). Причем что именно предпочесть — двойную оплату или отгул — работник вправе решить самостоятельно. А вот компания не может в одностороннем порядке обязать работника взять отгул…