11.09.2014
Охота на хронофагов: исследования Центра кадрового аудита помогают сократить потери рабочего времени госслужащих
Пять часов вечера, конец рабочего дня, а некоторые госслужащие продолжают трудиться: дописывают отчеты, завершают работу с документами или совещаются по текущим вопросам. Что же мешает своевременно выполнять ежедневные обязанности? В чем могут быть причины «неуспеваемости»?
Время, если им не управлять, будет «съедено» хронофагами. Именно на них делает особый акцент Центр кадрового аудита МГУУ Правительства Москвы, изучая рабочий день московских чиновников.
Хронофаги, или, как их еще называют, «пожиратели времени», – это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию рабочих часов. Они отвлекают от основной деятельности, мешают сосредоточиться, замедляют выполнение поставленных задач. Несмотря на то, что весь день вы усердно работаете и делаете лишь небольшие перерывы на отдых, хронофаг может «съедать» не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели.
Распознать «пожирателей времени» не всегда легко, поскольку они скрываются в рядовых рабочих процессах. Обнаружить их помогает метод «Фотография рабочего дня». С его помощью сотрудники Центра кадрового аудита изучают временные затраты госслужащих, фиксируя каждое действие и замеряя продолжительность их выполнения. В качестве заказчиков исследования выступают руководители различных органов исполнительной власти, которые стремятся повысить эффективность своего департамента, управления, комиссии или префектуры.
Благодаря «Фотографии рабочего дня» выявлено несколько основных «пожирателей времени». Результаты показали, что не редко многие госслужащие трудятся сверхурочно. Максимальные переработки составляют 42% рабочего времени. Это на 7% больше чем в 2013 году. И связано это не только с большим объемом работ. На текущий момент сотрудники госорганизаций ежедневно теряют до 4,5 часов в день из-за продолжительных рабочих встреч, неэффективных совещаний и оперативок, на которых чаще всего можно решить вопросы силами двух-трех сотрудников, а не всего отдела.
Перенос различных документов из кабинета в кабинет «съедает» до 1,5 часов в день. На техническую обработку бумаг (печать, сканирование, проставление штампов) ежедневно уходит до 2 часов рабочего времени. Правда, это в два раза меньше, чем в 2012-2013 годах. Потери удалось сократить за счет использования более современной оргтехники. Это еще раз доказывает, что хорошие условия труда способствуют повышению продуктивности госслужащих.
«Проект «Фотография рабочего дня» задумывался именно для того, чтобы повысить эффективность работы госслужащих и органов государственной власти, – говорит заместитель начальника Управления, начальник отдела мотивации и оплаты труда Управления государственной службы и кадров Правительства Москвы Павел Малыхин. – Итогом аудита времени становятся новые нормы и стандарты рабочих процессов. На каждого «пожирателя» есть конкретный рецепт: как его нейтрализовать и сделать рабочий день действительно продуктивным».
По результатам исследования Центр кадрового аудита разрабатывает предложения по перераспределению обязанностей между сотрудниками отделов, устранению дублирующих функций и автоматизации процессов. В отчетах содержатся конкретные рекомендации. Больше использовать современную оргтехнику, а также электронную почту и систему электронного документооборота (ЭДО) для отправки документов на согласование и рассмотрение, не тратя время на хождение по кабинетам; не забывать про дополнительное профессиональное образование, использовать возможность обучения в МГУУ Правительства Москвы по программам повышения личной эффективности и т.д.
Центр кадрового аудита также разрабатывает и способствует внедрению новых стандартов оценки эффективности деятельности госслужащих на основе четко поставленных целей и показателей результативности, что делает их работу более конкретной и ориентированной на конечный результат.
Что касается индивидуального подхода, то устранять причины потерь рабочего времени можно, если правильно планировать рабочий день и стараться оптимально распределять нагрузку. Важно также учиться расставлять приоритеты: составлять перечень наиболее важных и срочных дел. В борьбе с хронофагами помогает и сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности. Благодаря этому сотрудник может увеличить свою эффективность. А некоторым стоит развивать в себе привычку четко формулировать цель и намечать основные вехи на пути к ее достижению.
Также по теме:
Все новости Университета Правительства Москвы