29.04.2015
Новый тренинг для госслужащих учит правильно готовить, проводить и контролировать совещания
В этом году МГУУ Правительства Москвы запустил новый тренинг для госслужащих, которые ответственны за организацию совещаний и оформление протоколов. Эти люди остаются «за кадром», но именно от них зависит, насколько успешно и эффективно пройдет официальное мероприятие. Как и о чем стоит уведомлять участников? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как правильно сформулировать тему? И еще о многом другом слушатели Университета узнают на программе повышения квалификации «Организация совещаний и написание протоколов».
В деле этом много нюансов. Важны все детали: техническое оснащение помещения, рассадка участников, тщательная подготовка аналитических материалов и даже то, как стоят карандаши или стаканы на столах. Знание всех этих тонкостей зависит от мастерства организаторов.
Своими секретами и большим опытом с участниками тренинга делятся настоящие профессионалы своего дела, эксперты программы и ее преподаватели — Ирина Бобрышева (заведующая сектором по работе с подведомственными предприятиями и объектами собственности, Управление делами Мэра и Правительства Москвы) и Константин Ершов (консультант Управления делами ДЖКХиБ города Москвы).
«Тренинг включает в себя мощный теоретический блок и представляет собой интерактивный курс, — комментирует Константин Ершов. – Мы рассказываем о том, как использовать информационную систему заседаний и совещаний Правительства Москвы, о требованиях к презентациям и оформлению докладов, даем алгоритм формирования повестки мероприятия. В результате слушатели узнают все о технологии подготовки и проведения совещаний у себя на местах, а также о современной методологии написания протоколов».
«Каждое совещание – это четко спланированное действие, но каждый раз оно играется по-новому, – говорит Ирина Бобрышева. – В нашем деле мелочей не бывает. Предварительная подготовка совещания и всех необходимых документов может быть прекрасной, но если в зале душно, нет воды или нечем писать, то это повлияет на общий настрой всех участников. Или, например, человек с трудом нашел место проведения заседания, потому что он первый раз в этом здании или помещении. В результате опоздал, нервничал и с докладом выступил не совсем удачно».
Вопросов от слушателей Ирина Александровна получает много.
«Спрашивают: «Как сформулировать тему совещания?» Я рекомендую не детализировать ее в названии. Это надо делать в расшифровке повестки дня. Или: если вместо руководителя пришел его заместитель, менять табличку или нет? Конечно, менять, а посадить на то же место. Что касается рассадки, то если она не определяется председательствующим, то делается по должностям: по правую руку от председателя всегда садится второй после него человек. Спрашивают: «Когда мы раскладываем канцелярские принадлежности, как ставить карандаши?» Они должны быть одинаковой высоты и стоять кверху заточенным стержнем. Бутилированная вода должна быть обязательно закрытой. Это говорит о том, что из этой бутылки никто не пил, в ней вода той марки, какой и должна быть. Стакан должен стоять горлышком вниз. Если вверх — это уже дурной тон, значит, организатор не знает правил,»
– делится своим опытом и знаниями Ирина Бобрышева.
Эксперт также подробно рассказывает слушателям о том, как важна их работа для руководителя, который ведет совещание. Он должен получить все тщательно подготовленные документы, со всеми важными правками и дополнениями: «Председательствующий должен иметь под рукой все материалы, чтобы оценить правильность доклада, сформулировать перспективную цель, сделать резюме по итогам совещания, объективно определить сроки выполнения поставленных задач. Таким образом, роль председательствующего – это выдача списка заданий с реальными сроками в правильные руки», – говорит Ирина Бобрышева.
На тренинге используется множество практических заданий и деловых игр. Участники отрабатывают умения правильно формировать повестку дня совещания и готовить подробный план организации официального мероприятия. Формированию навыков подготовки протокола уделяется особое внимание: от грамотно сформулированного и записанного поручения руководителя во многом зависит эффективность его исполнения. Протокол должен содержать четкие формулировки поручений (никаких общих фраз), сроки их исполнения не должны превышать одного месяца, точно заданные количественные объемы и качественные характеристики ожидаемых результатов и многое другое.
В этом году в тренинге уже приняли участие 40 государственных служащих города Москвы. Всего на 2015 год запланировано проведение пяти тренингов, на которые записалось почти 200 человек. Это сотрудники различных департаментов и управлений Правительства Москвы, городских префектур и управ.
Также по теме:
Все новости Университета Правительства Москвы