14.04.2020

Инструменты эффективной дистанционной работы

Привыкаете к удаленной работе? Тогда вам точно понадобятся специальные инструменты для налаживания совместного общения и координации задач команды. Важно сохранить и перенести привычные очные форматы коммуникаций в онлайн, чтобы каждый чувствовал себя частью команды и имел возможность высказаться. Об этом мы поговорили на вебинаре с проректором по повышению квалификации Университета Правительства Москвы, экспертом по обучению и развитию персонала Сергеем Журихиным. Вебинар прошел в рамках проекта «Делаем офис мобильным».

Решений для удаленной коммуникации много, но много и разных ограничений в каждом из них. Подробнее об этом и о противостоянии Zoom vs TrueConf узнавайте в записи нашего вебинара.

Чек-лист по виртуальным встречам от эксперта:

• Используйте программы для организации виртуальных встреч, позволяющие всем участникам видеть одну и ту же информацию; выбирайте технологические средства, максимально отвечающие вашим потребностям.
• Перед встречей потренируйтесь в использовании программы; загрузите файлы, которые будете демонстрировать, и опробуйте все инструменты, которые собираетесь использовать.
• Предложите заранее устроить краткий инструктаж, чтобы те участники, кто не знаком с технологией, чувствовали себя более комфортно.
• Договоритесь, чтобы у вас был ассистент, который сможет ответить на технические вопросы и помочь участникам, если у них что-то пойдет не так.
• Попросите участников, находящихся за компьютером, пользоваться наушниками с микрофоном.
• Заранее составьте повестку встречи, тщательно продумайте этапы совещания, инструментарий, начальные вопросы, способ записи, материалы и временные рамки. Ограничьте повестку встречи, чтобы уложиться максимум в час — это позволит участникам все время быть сосредоточенными.
• Назовите поставленную цель, продукт, имена присутствующих людей, возможные проблемы, этапы встречи.
• Заранее разошлите уведомление о проведении встречи, включив в него описание цели и повестку, а также раздаточные материалы. Укажите в уведомлении время сбора и время начала мероприятия.
• Можно предложить участникам провести предварительный мозговой штурм и прислать вам идеи до начала встречи.
• Запланируйте на настройку компьютера и подготовку к встрече минимум 15 минут.
• В начале встречи проведите перекличку: попросите участников представиться и сказать, кто где находится.
• Старайтесь обращаться к участникам по имени, чтобы помочь остальным связать имя с голосом.
• Начиная встречу, проинформируйте участников, заинтересуйте их, воодушевите.
• Управляйте встречей, предоставляя право голоса участникам.
• Каждые 10-20 минут организовывайте какую-нибудь значимую для хода встречи интерактивную деятельность, затрагивающую всех. К распространенным видам деятельности относятся круговые обсуждения, техника «блиц-опрос», работа на доске и работа в малых группах.
• Завершая встречу, повторите все вопросы, решения и действия и напомните участникам о следующих шагах.
• Напишите краткое содержание встречи сразу после ее окончания.

10 сервисов для общения в дистанте:

• Zoom
• ClickMeeting
• TrueConf
• Microsoft Teams
• Google Hangouts Meet
• Mind
• VideoMost
• MyOwnConference
• Linkchat
• GoToMeeting

Zoom удобен в использовании, но есть и подводные камни:

• Отсутствие сквозного шифрования, возможность подключаться к любому разговору.
• Отслеживание внимания.
• «Темный паттерн» присоединения к встрече через браузер.
• Злоумышленники могут получить в macOS доступ к системе, веб-камере и микрофону.
• Уязвимость в Windows-клиенте позволяет украсть пароль учетной записи системы.

Меры предосторожности:

• Одна из самых надежных — браузерная версия.
• Пользуйтесь видеозвонками, но имейте в виду, что утечка возможна, а значит — лучше не передавать конфиденциальные данные и не делиться рабочими важными файлами.

Также по теме:

---

Все новости Университета Правительства Москвы