16.07.2021
Статья посла Шри-Ланки в России. Работа на госслужбе: особенности, проблемы и их решения
Посол Республики Шри-Ланка в Российской Федерации, профессор Мигахаланде Дураге Ламаванса уже встречался со студентами Университета Правительства Москвы и рассказывал им об особенностях госслужбы в своем государстве. Опыт профессора Ламаванса интересен для будущих управленцев: он работал в одной из точнейших сфер хирургии — трансплантологии — и сочетал медицинскую практику с административной работой на руководящих постах медицинских учебных заведений, с исследовательской и преподавательской деятельностью. Из его материала для готовящегося выпуска «Вестника Университета Правительства Москвы» вы узнаете, как госслужащие среднего уровня влияют на эффективную работу всего института управления, какими навыками они должны обладать, что мешает их работе и как с этим справиться.
Правительственные ведомства Шри-Ланки обеспечивают большинство услуг для широких слоев населения. Они также играют центральную роль в развитии общества и обеспечении экономического процветания страны. Приходившие к власти в Шри-Ланке кабинеты министров в разные времена всегда проявляли большую заботу о повышении эффективности государственной службы.
В этой статье я попробую дать краткий экскурс в структуру государственной службы Шри-Ланки и осветить некоторые вопросы, имеющие отношение к общественному сектору и единые для всех стран. Поскольку основную часть государственных служащих составляют работники среднего и низшего звена (в совокупности называемые для удобства промежуточной категорией), я с позиций старшего государственного служащего сосредоточу свое изложение именно на среднем звене, хотя вопросы, которые я собираюсь затрагивать, касаются служащих всех уровней. Государственный сектор, о котором пойдет речь в данной статье, представляет собой как государственный, так и полугосударственный сектора.
Категории госслужащих
Государственные служащие Шри-Ланки разделяются на категории четырех уровней: первый, второй, третий и старший. Первый уровень включает в себя госслужащих, не имеющих специальной профессиональной подготовки или являющихся полупрофессиональными специалистами, владеющими такими профессиями, как сантехник, плотник, каменщик и др. — ошибочно не причисляемые к категории профессионалов! Второй уровень представлен помощниками (как техническими, так и не техническими) руководителей подразделений, а также специальными категориями, такими как учителя и медсестры. Третий уровень представляют официальные лица, работающие либо в учреждениях, либо вне учреждений, как, например, старшие помощники руководителей, директора школ, высококвалифицированные сертифицированные медсестры и т.д. Старший уровень госслужащих состоит из секретарей министерств, руководителей крупных организаций, врачей-консультантов, юрисконсультов и т.д.
Служебные обязанности госслужащих
Служебные обязанности всех категорий государственных служащих различаются, но в целом направлены на предоставление качественных услуг тем, кто в них нуждается. В государственном учреждении старшие госслужащие занимаются разработкой, планированием и принятием политических решений с окончательной финансовой ответственностью. Для них успешное решение столь высоких задач означает необходимость самим проявлять качества эффективного лидера; в то же время они в значительной мере опираются на помощь госслужащих среднего и низшего уровней. Самая важная отличительная черта средней и нижней категорий госслужащих в любом правительстве заключается в том, что они составляют основную массу работников, из чего следует чрезвычайная важность качества их работы. Они представляют собой связующее звено между первичным и старшим уровнем госслужащих. И именно на них и в первую, и во вторую очередь ложится тяжесть решения проблем, когда требуется обеспечить клиентоориентированный подход к оказанию услуг. Согласованность их действий с руководством при проведении необходимых изменений в организации их деятельности имеет первостепенное значение.
Объем государственного сектора
Еще одна важная реальность, с которой приходится считаться, заключается в том, что в процентном отношении значительная часть рабочей силы в стране занята именно на госслужбе. Среди выпускников школ и высших учебных заведений чрезвычайно популярным считается трудоустройство на госслужбу. Основными мотивами при этом являются постоянная работа, привлекательная пенсия и престиж. Но существуют и другие преимущества, как, например, возможность устройства детей в школу, получение водительских прав и другие. В Шри-Ланке почти 14 процентов (каждый седьмой гражданин) населения страны занято в государственном или полугосударственном секторе. Соответствующая цифра в соседней Индии составляет около 5 процентов, 10 процентов — в Бангладеш. Однако наш показатель не самый высокий в мире: на Кубе, в Китае и Республике Беларусь более 50 процентов общей рабочей силы работают в государственных структурах. В истории всех трех указанных стран были периоды сильного влияния доктрин государственного устройства, основанных на социалистической идее.
Роль государственного сектора
Учитывая, что государственная служба является центральной силой, ответственной за осуществление политики правительства, фундаментальной предпосылкой для качественного выполнения всеми категориями ее сотрудников своих задач является их владение необходимыми знаниями, соответствующими навыками и ключевыми компетенциями. Тем не менее общий массив данных о реальном состоянии дел в этом отношении показывает обратную картину. Недостаток требуемых качеств у некоторых государственных служащих приводит к неудовлетворительному качеству оказываемых услуг, негативно влияет на ход институциональных реформ, национальное развитие и экономический рост. Экономический ущерб от такой неэффективной государственной службы может быть весьма значительным. По некоторым оценкам, от 15 до 30 процентов роста экономики может быть достигнуто повышением эффективности государственного управления.
Навыки и ключевые компетенции, которые важны для средней категории госслужащих
За исключением профессиональных и особых категорий сотрудников, которые прошли специфическое для своей сферы деятельности обучение, остальные категории работников, особенно вновь пришедшие на службу, такие как помощники руководителей среднего звена и младшие администраторы, обладают лишь малым набором профессиональных навыков или компетенций для профессионального выполнения своих обязанностей. И несмотря на то, что от таких новичков без опыта работы требуется помощь в выполнении довольно большого круга обязанностей в организации, они сильно ограничены в принятии самостоятельных решений, работают под пристальным руководством, не имеют материальной ответственности, лишены права проведения закупок без разрешения руководства. Они всему должны научиться в процессе работы. Обычные знания по различным предметам, полученные ими в школе или университете, в условиях государственной службы имеют мало значения. Разумеется, новички должны обладать базовыми знаниями, в частности в математике (скорее даже в арифметике), способностями воспринимать простые задания, способностью и желанием заниматься самообразованием, умением работать в команде, соблюдать сроки, желанием искать решения, взаимодействовать с коллегами, и это только некоторые из требований. К сожалению, система образования, которая не ориентирована на выработку компетенций у студентов, не способна подготовить специалистов, обладающих необходимыми навыками, и некоторые служащие остаются в отстающих даже после того, как «возмужают» в рамках системы.
Признаки слабого работника
Отдельный штатный работник (в зависимости от его мотивации, жизненной позиции и наличия целеустремленности) может стать либо человеком, который совершит прорыв в работе организации — к этой категории относятся около 15 процентов работников, либо человеком с негативным отношением к работе — 20–30 процентов, либо оказаться деструктивной силой — около 10 процентов. Остальные (приблизительно 50–60 процентов) — это те, кто будут работать в «обычном» режиме, не принося ни вреда, ни новизны, но станут нести основной груз повседневной работы. Эти цифры варьируются в зависимости от страны, организации и так далее.
Черты нерадивого работника хорошо изучены. Такие люди лишены мотивации, проявляют безразличие к делу, не имеют целеустремленности, как правило, бывают высокого мнения о себе, хотя на деле ни на что не годятся, часто полагают, что конкретная работа — не их ответственность, используют свою должность как возможность досаждать коллегам, слушают сплетни и распространяют их среди коллег. Безынициативные и нерадивые работники часто прессингуют коллег, чтобы свалить на них большую часть работы, нередко при помощи профсоюзной организации. Несмотря на низкую эффективность своей работы, такие люди зачастую беззастенчиво присваивают себе заслуги других, если ситуация позволяет это сделать.
Факторы, усугубляющие плохую работу
Только работников среднего звена нельзя «винить» в плохом состоянии дел. Некоторые из них никогда не имели достойного образца для подражания, хорошего лидера или возможности самосовершенствоваться. Рабочая обстановка тоже не всегда бывает благоприятной.
Есть и другие факторы, мешающие работе персонала, особенно личностные. В качестве отдельных примеров можно привести такие: долгий путь до работы, загруженность домашними заботами, болезни, ссоры в семье, сложные отношения в коллективе и другие.
Физическое и моральное благополучие служащих в значительной мере влияет на качество их работы. Многие государственные служащие вынужденно ведут малоподвижный образ жизни или не получают морально-психологической разгрузки. Выходные отчасти предназначены именно для этой цели, однако реальность совсем другая. Как следствие, первый рабочий день недели (понедельник в ряде стран), хотя, казалось бы, и должен быть бодрым и приятным, на деле для многих таковым не является.
Многие такие служащие не стремятся идти в ногу с развитием техники и очень скоро отстают от жизни и оказываются никому не нужными. И это несмотря на то, что у них были все возможности научиться пользоваться новой техникой и технологиями: например, интернетом или специфическими для своего рода деятельности.
По вышеназванным причинам некоторые гослужащие становятся расхлябанными, нерешительными, не соблюдают установленные сроки исполнения заданий. Выполнение работы переносится на следующий день, а иногда может длиться годами. Письма и запросы остаются без внимания. Файлы накапливаются на столах, а на запросы клиентов следуют отказы. Последних вынуждают обращаться вновь и вновь, чтобы получить ответы по самым простым вопросам.
Движение вперед. Роль руководителя
Это самая трудная часть данной статьи; легко учить, как надо действовать, как добиться перемен к лучшему, но трудно достичь этого в реальных условиях. Прежде всего, я считаю, руководитель организации должен подавать личный пример. Он должен обладать способностью принимать выверенные решения, обеспечивающие повышение качества работы своей организации и обслуживания ее клиентов, оставаясь при этом человечным по отношению к своим сотрудникам. Кто-то может возразить, что эти два тезиса противоречат друг другу, но на самом деле это не так. Подчиненные оценят вашу преданность делу и целеустремленность, особенно если позитивные результаты будут говорить сами за себя. Они почувствуют себя частью этого процесса и будут восхищаться своим руководителем за его напор и рвение.
Простые меры
Достижение сложных целей, упомянутых выше, может оказаться весьма непростым делом, отнимающим массу времени и зависящим от политики, проводимой конкретным учреждением. Кадровые службы организации ответственны за то, чтобы каждый государственный служащий получил подготовку, позволяющую с легкостью выполнять порученную ему работу. Кадровые подразделения отвечают также за то, чтобы постоянно контролировать показатели качества работы каждого сотрудника в организации.
Но и самые простые меры на личностном уровне давно показали свою эффективность. Взгляд на проблемы клиента его глазами может принести глубокое внутреннее удовлетворение. Необходимо уметь слушать других больше, чем говорить самому! Умение внимательно слушать приходит с практикой и включает в себя навыки установления зрительного контакта, формулирования понятных вопросов, концентрации внимания на беседе, не отвлекаясь от нее на другие дела. Порой даже руководители учреждений не в полной мере владеют такими навыками! Проявление эмпатии успокаивающе действует на клиентов, которые чувствуют, что их проблема услышана, даже если не удается найти ее решение. Владение навыками ведения переговоров без попыток принять начальственный вид или проявлений раздражения — вот что является визитной карточкой опытного и уравновешенного работника. Воспитанность, вежливость, предупредительность создают дополнительный успокаивающий эффект при общении с клиентом. Опыт длительной работы на одном месте следует рассматривать как большое преимущество, как ценный актив, а не повод для умонастроений типа «Я все знаю» или бахвальства.
Вы должны знать свои сильные и слабые стороны
Вне зависимости от того, работали ли вы на определенной должности годами или только планируете подать заявку на замещение какой-то должности, никогда не поздно провести инвентаризацию своих умений и навыков. Не существует пределов для самосовершенствования. Даже небольшие улучшения могут дать большой положительный результат в работе. Тот, кто хорошо знает все свои слабые и сильные стороны, способен со временем исправлять недостатки, но те, кто не знает, — никогда. Поощрение постоянной самооценки сотрудниками на основе набора четких критериев — вот путь к повышению качества работы на каждом рабочем месте.
Снятие стресса
Все сотрудники испытывают многочисленные стрессы, часть которых связана с работой, а другая часть — с обстановкой в семье. Есть и такие, у которых проблемы есть и там, и там. Вот почему важно, чтобы работники знали, как избавиться от стресса, прежде чем стресс возьмет над ними верх. Имеется множество способов как справиться со стрессом: например, медитация, йога, дыхательные практики или короткая прогулка по офису. Я часто сам использую именно последнее. Необходимо найти способ, который является действенным именно для вас, и пользоваться им, когда вы оказываетесь в стрессовом состоянии.
Все затронутые выше вопросы и высказанные предложения о том, как совершенствовать государственную службу, не исчерпывают всех существующих для этого возможностей и являются лишь некими ориентирами. Существует большое количество навыков, которыми служащие государственных учреждений могут овладевать для повышения собственной квалификации. Невозможно овладеть всеми этими желательными навыками в один день, но будьте настойчивы — и вы сможете. Определите для себя один-два таких навыка и работайте над ними. Вы скоро почувствуете положительный эффект. При общении с коллегами обратите внимание на разницу между тем, как вы воспринимаете результат сами, и тем, как его воспринимают они.
Также по теме:
Все новости Университета Правительства Москвы