Что хочет руководитель, или как составить идеальный отчет?

«Мне сложно готовить отчеты». «Я не понимаю, что хочет от меня начальник». «Мои предложения не устраивают моего руководителя». Такие слова можно услышать от удрученных сотрудников после неудачного совещания или доклада. Но выход есть, и научиться делать отчеты и предложения для руководителей можно легко. В этом помогает один из тренингов МГУУ Правительства Москвы по развитию навыков деловой коммуникации.

Алгоритмы, шаблоны, правила, схемы – это не скучные термины, а мощный арсенал инструментов, которым учат пользоваться на тренинге «Подготовка отчетов и предложений для руководителей».

Хотите, чтобы начальник услышал вас и сразу понял суть ваших идей? Увидел прекрасные результаты проделанной работы? Для этого, как говорят ведущие тренинга, стоит освоить простой алгоритм действий:

проанализировать потребности руководителя;

сформулировать цель;

построить структуру;

использовать понятный текст, диаграммы и схемы;

проверить документ перед отправкой.

Соблюдая эту последовательность, можно научиться делать отчеты оперативно и максимально содержательно. На тренинге подробно разбирают каждый пункт.

«Наш тренинг базируется прежде всего на понимании смысла каждого действия, – говорит автор и разработчик программы, ведущий эксперт Управления обучения и развития персонала МГУУ Правительства Москвы Илья Малисов. Специалисты не всегда могут четко определить, для чего готовится отчет, чего ждет от вас руководитель, какую цель преследуете вы сами. А ведь ответы на эти вопросы и есть основа, на которой и строится документ».

Для чего анализировать потребности руководителя?

Чтобы понять, какую информацию необходимо включить в документ. Знаете ли вы:

Для чего руководитель запросил отчет или предложение?

Насколько хорошо он знаком с темой?

Какая информация необходима получателю: конкретные цифры, факты, динамика показателей или живые примеры, мнения, комментарии?

Какие могут быть вопросы и возражения?

На все эти вопросы участники тренинга учатся отвечать, а значит, понимать главную цель документа.

«Съесть слона по частям»

Продолжительность тренинга – 18 часов. Он разбит на три дня и максимально насыщен практическими заданиями. Для их решения необходимы буквально бойцовские качества. К примеру, в борьбе с лишними словами и сложными грамматическими конструкциями. Если усвоите все правила, то вместо заковыристо-путаного «Ивановым произведено осуществление процедуры выдачи документов» в отчете появится лаконичное «Иванов выдал документы».

Работа со списками помогает, как говорит Илья Малисов, «съесть слона по частям». То есть по четкой структуре изложить массивный аналитический материал документа. А, используя, например, «Магическое число 7±2» («кошелёк Миллера»), вы точно будете знать, что вашу информацию запомнят и поймут.

Подача цифр – особое искусство. Слушатели учатся выбирать варианты диаграмм в зависимости от цели отчета и типа сравнения данных. Также участники совершенствуются в построении схем. Это помогает визуализировать описание процесса, его этапы и результаты. Восприятие вашего отчета или проекта будет быстрым и целостным, а значит, сэкономит время вашего руководителя.

Рекомендации, как сделать текст четким и понятным:

используйте списки;

избегайте сложных грамматических конструкций;

замените громоздкие таблицы диаграммами;

изобразите процессы и взаимодействия с помощью схем.

Результат превосходит ожидания?

Участники приобретают опыт четкого структурирования информации. Они учатся представлять один и тот же материал шестью-семью разными способами. И спорят уже не о трудностях составления документов, а о том, какой из них можно было бы еще усовершенствовать. С багажом полученных знаний и навыков подготовка отчетов превращается из рутины в интересную работу.

Из отзывов слушателей:

«Теперь я понимаю, как правильно готовить отчет. А значит, мне как руководителю будет проще ставить задачи своим подчиненным, объяснять, что необходимо в нем отразить».

«Этот тренинг помогает по-новому подойти к, казалось бы, рутинному процессу. Особенно важно было научиться определять «фокус» отчета – его главную тему и задачи».

«Структурирование информации, визуальные опоры и сокращение текста – все это я буду теперь использовать более осмысленно».

«Использование технологии постановки целей SMART – стало открытием. Составление документа по ее принципам намного упростит работу».

Вы также можете принять участие в тренинге «Подготовка отчетов и предложений для руководителей». Контакты для записи: 8 (495) 957-75-75, info@mguu.ru.

Подробности